Для понимания сложности и затратности проекта внедрения системы KPI, клиенту необходимо ответить на следующие вопросы:
- Наименование организации, контактные данные ответственных за проект должностных лиц.
- Основной вид деятельности.
- Наличие или отсутствие региональных подразделений.
- Общая организационная структура компании.
- Основная проблема компании вызвавшая необходимость внедрения KPI.
- Масштабность проекта KPI: для всей организации или только для отдельных управлений и отделов.
- Количество сотрудников, охватываемых системой KPI.
- Основные цели внедрения KPI.
- Наличие или отсутствие ИТ-подразделения в компании.
- Необходимость интеграции системы KPI с другим ПО.
- Ожидаемые результаты внедрения KPI.
После проведения опроса с клиентом согласовывается техническое задание (описание процессов взаимодействия пользователей и системы, формализация структур хранения данных тестовые данные для проверки системы и т.д.), и план-график проекта внедрения KPI. Внедрение системы KPI осуществляется на платформе компьютерной программы «Мой Клиент: Бизнес». Это специализированное программное обеспечение, решает следующие задачи:
- Автоматизация работы с KPI.
- Сбор данных для системы KPI.
- Обработка данных о плановых и фактических показателях в формах общей базы данных.
- Автоматически рассчитывает вознаграждения, бонусы и премии сотрудников.
- Формирует отчёты по результативности сотрудников и отделов.
Непосредственное внедрение у клиента будет происходить согласно технического задания (ТЗ) и плана-графика проекта в следующей последовательности (ниже).
1. Выбор ключевых показателей.
Первая группа показателей.
На основании разработанной стратегии строится «дерево» целей на заданный период. Под каждой из целей определяются ответственные сотрудники и показатели, которые будут характеризовать степень достижения этой цели.
Вторая группа показателей.
Анализируются бизнес-процессы и определяются существующие проблемы.
Из двух групп показателей выбираются до пяти самых важных для каждой должности. Это и будут KPI (количество покупок за день, процент конверсии клиентов, средний чек и так далее).
2. Внесение всех данных по KPI разработанных проектной командой предприятия (руководители и ключевые сотрудники) в ПО
3. Опытная эксплуатация ПО.
4. Обсуждение результатов внедрения, разработка иерархического перечня целей и KPI по мотивации сотрудников
5. Разработка матриц KPI для всех должностей на планируемый период.
6. Разработка планов работ на планируемый период для всех сотрудников.
7. Интеграция ПО с системой KPI в единую информационную систему компании.
Предлагаемый порядок внедрения носит предварительный характер и может быть откорректирован с учетом пожеланий и замечаний клиента.