В нашу компанию обратилось руководство магазина (торгового предприятия) с просьбой о внедрении KPI в магазине. Они пожаловались на снижение мотивации своих работников и финансовых показателей.
И это не случайно.
Согласно исследованию Harvard Business Review в котором приняли участие руководители и сотрудники более тысячи компаний:
5% сотрудников среднестатистической компании всегда работают хорошо, столько же (5 – 7%) персонала всегда работают плохо, а для результативной работы остальных 88% требуется постановка конкретных, количественно измеряемых целей и задач и обязательный контроль их исполнения.
Мы попросили руководство магазина сформулировать цели внедрении KPI.
Были названы следующие цели:
- Построение универсальной системы мотивации и вознаграждения работников магазина.
- Создание автоматической системы контроля за работой магазина вне зависимости от физического присутствия его руководства на торговом предприятии.
- Сокращение сроков бизнес-процессов, ведущее непосредственно к снижению постоянных и переменных затрат.
После формулировки целей наша компания совместно с руководством магазина перешли к внедрению KPI в следующем порядке:
- Внесение всех данных по KPI разработанных проектной командой предприятия (руководители и ключевые сотрудники) в ПО «Мой Клиент:Бизнес»
- Опытная эксплуатация ПО.
- Обсуждение результатов внедрения, разработка иерархического перечня целей и KPI по мотивации сотрудников
- Разработка матриц KPI для всех должностей на планируемый период.
- Разработка планов работ на планируемый период для всех сотрудников.
- Интеграция ПО «Мой Клиент:Бизнес» с системой KPI в единую информационную систему компании.
Процесс внедрения ПО «Мой Клиент:Бизнес» в торговом предприятии занял три месяца.
Результатом внедрения стала адаптированная под потребности магазина версия ПО «Мой Клиент:Бизнес».
ПО «Мой Клиент:Бизнес» включает в себя показатели для всех работников от директора до менеджера по продажам.
Так для директора было определено два основных показателя:
- Объем прибыли торгового предприятия.
- Затраты торгового предприятия.
В KPI начальника отдела продаж были включены как основные показатели:
- Валовая выручка отдела.
- Общий показатель затрат отдела.
- Объем клиентской базы отдела.
Пример расчета KPI для руководителя отдела продаж. Должность – Руководитель отдела продаж.
KPI – Затраты на одного клиента З(1), тыс. руб. Формула расчета: З(1) = Зо/Nк, где Зо – общие затраты, Nк – количество клиентов.
Показатели результативности менеджера по продажам практически идентичны тем, которые есть у руководителя отдела продаж, но они персонифицированы в цифровом формате. У начальника отдела продаж аккумулируются все индивидуальные показатели его подчиненных, а каждый менеджер по продажам работает по личной персональной базе заказчиков. Конечно, при внедрении программы были сложности. Основная из них-это скрытое сопротивление рядовых сотрудников магазина, которые опасались уменьшения заработной платы. Однако, благодаря правильной разъяснительной работе со стороны руководства и главное, факту увеличения заработной платы в связи с повышением эффективности работы, эта трудность была преодолена.
Результаты внедрения ПО «Мой Клиент:Бизнес» оказались положительными для магазина.
Так, внедрение ПО «Мой Клиент:Бизнес» позволило решить на торговом предприятии следующие задачи:
- Автоматизация работы с KPI.
- Сбор данных для системы KPI.
- Обработка данных о плановых и фактических показателях в формах общей базы данных.
- Автоматически рассчитывает вознаграждения, бонусы и премии сотрудников.
- Формирует отчёты по результативности сотрудников и отделов.
Это позволило решить все цели, поставленные перед внедрением руководством магазина (см. начало статьи).
Более того, по итогам работы за год были зафиксированы следующие результаты:
- увеличение выручки на 11% за счет концентрации на клиентах;
- снижение оттока клиентов и, как результат, увеличение прибыли;
- повышение производительности труда за счет увеличения мотивации сотрудников;
- сокращение сроков бизнес-процессов, ведущее непосредственно к снижению постоянных и переменных затрат.
В настоящее время нашей компанией идет внедрение нашей системы KPI на другом торговом предприятии. Нет никаких сомнений, что внедрение системы KPI в магазине (на торговом предприятии) целесообразно и эффективно.